Pengertian Analisis Sistem

20 Oktober 2010 2.2 14.20 R.2.1

Bab IV

 Analisis Sistem

A. Pendahuluan

Analisis Sistem ( System Analysis ) :  Penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.

B. Langkah-Langkah Analisis Sistem

Di dalam tahap analisis system terdapat langkah-langkah dasar yang perlu dilakukan oleh analis system, yaitu :

1.   Identify : Mengidentifikasi masalah.
2.   Understand : Memahami kerja dari sistem yang ada.
3.   Analyze : Menganalisis sistem.
4.   Report : Membuat laporan hasil analisis.

Keempat langkah tersebut dapat dijabarkan sbb :

1. Identify : Mengidentifiaksi Masalah.

Masalah adalah suatu pertanyaan yang dinginkan untuk dipecahkan dan karena masalah tersebut menyebabkan sasaran dari system tidak dapat dicapai. Adapun tugas-tugas yang harus dilakukan dalam tahap ini adalah:

a. Mengidentifikasai Penyebab Masalah. Dalam mengidentifikasai penyebab masalah seorang analis sistem harus memiliki pengetahuan yang cukup tentang aplikasi yang sedang dianalisis. Tugas mengidentifikasi penyebab masalah dimulai dengan mengkaji ulang terlebih dahulu subyek permasalahan yang didapatkan.

Contoh:

Masalah :

Biaya persediaan meningkat, berdasarkan identifikasi penyebab masalah dapat diidentifikasikan penyebabnya adalah: Persediaan digudang terlalu banyak (over stock) dan Pembelian barang tidak ekonomis.

b. Mengidentifikasi Titik Keputusan

Adalah mengidentifikasikan bagian mana yang memiliki andil paling besar yang menyebabkan terjadinya suatu masalah. Dalam hal ini mungkin suatu permasalahan mememiliki beberapa penyebab masalah tetapi dipilih yang memiliki peranan paling besar sehingga tidak terjadi kesalahan dalam hal perbaikan sistem.

c. Mengidentifikasi Personil-Personil Kunci.

Adalah mengidentifikasikan personil-personil kunci yang langsung maupun tidak langsung yang dapat menyebabkan terjadinya masalah.

2. Understand : Memahami Kerja Dari Sistem Yang Ada.

Untuk dapat memahami kerja dari suatu sistem harus berdasarkan data yang diperoleh dari hasil penelitian ataupun survery, adapun data tersebut antara lain: Struktur organisasi tugas dan wewenang, Dokumen yang dipakai, Arus Informasi, Elemen-elemen yang terkait, Sejarah organisasi. Adapun data tersebut didapat dengan metode: Wawancara ( Interview), Pengamatan Langsung ( Observasi), Daftar pertanyaan ( Questioner) dan Studi Pustaka.

Adapun langkah pemahami kerja dari system meilputi:

a. Menentukan Jenis Penelitian.

Menentukan jenis penelitian : Wawancara, Observasi, Daftar pertanyaan.

Jenis data yang diperoleh :

Struktur organisasi tugas dan wewenang, Dokumen yang dipakai, Arus Informasi, Elemen-elemen yang terkait, Sejarah organisasi

b. Merencanakan Jadual Penelitian

Agar penelitian dapat dilakukan dengan efisien maka harus ditentukan terlebih dahulu jadual penelitian yang meliputi :

•  Dimana penelitian akan dilakukan, Apa dan siapa yang akan diteliti, Siapa yang akan meneliti dan kapan penelitian akan dilakukan.

c. Membuat Penugasan Penelitian

Membuat penugasan penelitian dan pembagian tugas jika peneliti lebih dari satu orang.

d. Membuat Agenda Wawancara

Wawancara direncanakan dengan Agenda wawancara agar dalam pelaksanaannya dapat diselesaikan tepat waktu dan tidak ada materi yang terlewat.

e. Mengumpulkan hasil penelitian.

Fakta atau data yang diperoleh dari hasil penelitian harus dikumpulkan sebagai Dokumentasi. Dokumentasi hasil penelitian diperlukan untuk beberapa hal yaitu :

1. Membantu kelengkapan.

2. Membantu Analisis.

3. Membantu Komunikasi

4. Membantu pelatihan

5. Membantu keamanan.

Fakta-fakta yang perlu didokumentasi dari hasil penelitian adalah :

1. Waktu untuk melakukan suatu kegiatan.

2. Keslahan-kesalahan melakukan kegiatan pada system lama.

3. Pengambilan sample

4. Formulir/ Dokumen-dokumen yang digunakan.

5. Elemen-elemen data

6. Teknologi yang digunakan

7. Kebutuhan-kebutuhan informasi.

3. Analyze : Menganalisis Sistem

Langkah ini dilakukan berdasarkan data yang diperoleh dari survey atau penelitian. Adapun hal-hal yang perlu dilaksanakan adalah sbb :

1. Menganalisis kelemahan system.

2. Menganalisis distribusi pekerjaan

3. Menganalisis pengukuran pekerjaan.

4. Menganalisis keandalan

5. Menganalisis dokumen

6. Menganalisis laporan

7. Menganalisia teknologi

8. Menganalisis kebutuhan-kebutuhan informasi bagi pemakai / Manajemen.

4. Report : Membuat Laporan Hasil Analisis

Membuat laporan hasil analisis dan diserhkan kepada Steering Comitte yang nantinya akan diserahkan kepada pihak manajeme.

Tujuan utama dari penyerahan laporan ini kepada manajemen adalah :

• Pelaporan bahwa analisis telah selesai dilakukan.
• Meluruskan kesalah perngertian mengenai apa yang telah ditemukan dan dianalis oleh Analis system dengan kemauan manajemen.
• Meminta pendapat dan saran dari pihak manajemen.
• Meminta persetujuan manajemen.